Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Valpas Henkilöstöpalvelut Oy Y-tunnus: 2169498-8
Osoite: Satakunnantie 17, 20300 Turku Puhelin: +358 (0)2 8800 750 Sähköposti: info(at)valpas.eu

Tietosuojavastaava

Tilda Tuomaala
Osoite: Tampereentie 8, 20300 Turku Puhelin: 044 3271193
Sähköposti: info(at)valpas.eu

Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on Valpas Henkilöstöpalvelut Oy:n työntekijä-asiakkaiden henkilötietorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietorekisteri sisältää rekisteröidyistä tietoja. Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko nykyisinä tai entisinä työntekijöinä.

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja työntekijän työsuhteen hoitamiseen liittyvien tehtävien ja velvoitteiden hoitamiseksi, kuten työajan ja poissaolojen seurantaan, palkkahallintoon, kulunvalvontaan sekä työsuhteen alkamiseen, hoitamiseen, kehittämiseen ja päättymiseen liittyviin toimenpiteisiin. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös rekisterinpitäjän toiminnan tilastointiin ja suunnitteluun. Henkilötietoja voidaan käsitellä edellä mainituissa tarkoituksissa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän asiakasviestinnän toteuttamiseksi. Asiakasviestintää voidaan kohdistaa rekisteröityihin myös sähköisen viestintävälineen avulla, kuten sähköpostitse lähetettävillä uutiskirjeillä. Työntekijän antamia henkilötietoja voidaan käyttää myös työntekijän profilointiin, mikäli työntekijä ei ole kieltänyt profilointia.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:

(a) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 6 art. 1.c)) tai, jos kyse on erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvista henkilötiedoista, että käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden alalla, siltä osin kuin se sallitaan unionin oikeudessa tai kansallisessa lainsäädännössä tai työehtosopimuksessa, jossa säädetään rekisteröidyn perusoikeuksia ja etuja koskevista asianmukaisista suojatoimista (GDPR 9 art. 2.b);

(b) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f);

(c) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a) tai, jos kyse on erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvista henkilötiedoista, että rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten, paitsi jos unionin oikeuden tai kansallisen lainsäädännön mukaan lakiin perustuvaa tietojen käsittelyn kieltoa ei voida kumota rekisteröidyn suostumuksella (GDPR 9 art. 2.a);

(d) käsittely on tarpeen rekisteröidyn työsopimuksen täytäntöön panemiseksi (GDPR 6 art. 1.b).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy kun rekisteröity ja rekisterinpitäjä tekevät työsopimuksen, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja sen yhteydessä.

Edellä mainitun lisäksi rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja myös rekisterinpitäjän asiakasviestinnän toteuttamiseksi. Viestintää voidaan kohdistaa työntekijöihin esimerkiksi sähköisesti. Tällöin henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tiedottaa työntekijöitään rekisterinpitäjänä ajankohtaisista asioista sekä tarjota työntekijöilleen työnhakuun, työelämään ja erilaisiin työtehtäviin liittyvää tietoa. Työntekijällä on oikeus kieltäytyä asiakasviestinnästä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info(at)valpas.eu.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään muun muassa seuraavia henkilötietojen kategorioita:

–  Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti, kansalaisuus, sukupuoli, pankkiyhteystiedot, lähiomaisen yhteystiedot hätätilanteita varten sekä muut rekisteröidyn tunnistamisen kannalta tarpeelliset tiedot (esim. kopio henkilöllisyystodistuksesta)

–  Rekisteröidyn työsuhteeseen olennaisesti liittyvät tiedot, esimerkiksi: työhakemus ja työnhakuprosessiin liittyvät muut tiedot (muun muassa koulutus- ja tutkintotiedot, työ- ja ammattikokemus, pätevyystiedot ja soveltuvuusarviointien tiedot); työsopimus ja muut mahdolliset työsuhteeseen liittyvät sitoumukset ja sopimukset; työtehtävien sisältöä koskevat tiedot; työtehtävissä kehittymistä koskevat tiedot (muun muassa kouluttautumiseen liittyvät tiedot); työtehtävissä suoriutumista koskevat tiedot (muun muassa pätevyystiedot ja kielitaito); työsuhteen perusteella maksettaviin korvauksiin liittyvät tiedot (muun muassa rahapalkka, luontoisedut tai muut palkitsemistavat ja niihin liittyvät tiedot, verotustiedot ja työnantajamaksuihin liittyvät tiedot, matkalaskut ja kilometrikorvaukset); työsuhteeseen liittyvät työnantajan vastuita koskevat tiedot (muun muassa rekisteröidyn vakuuttamiseen liittyvät tiedot); työterveyshuoltoon liittyvät tiedot, kuten työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot, jos tiedot on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta ja tietojen käsittely on tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien selvittämiseksi taikka sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy, taikka jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään terveydentilaa koskevien tietojen perusteella; ammattiyhdistykseen liittyvät tiedot, kuten kuuluminen

ammattiliittoon, jos tiedot on kerätty työntekijän suostumuksella ja tietojen käsittely on tarpeen esim. ammattiyhdistyksen jäsenmaksutilitysten suosittamiseksi; työajan seurantaan ja poissaoloihin liittyvät tiedot kuten kulunhallintajärjestelmästä saatavat tiedot, sairauspoissaolot, vuosilomat ja muut vapaat tai sovitut poissaolot; työntekovälineisiin liittyvät tiedot esimerkiksi henkilölle osoitettuihin tietokoneisiin ja muihin mobiileihin päätelaitteisiin sekä niiden käyttöön liittyvät tiedot, henkilön sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot sekä kulkukortteihin ja avaimiin liittyvät tiedot; työtehtäviin liittyvien käyttöoikeuksien tiedot sekä niiden käyttäjätunnukset ja salasanat ja työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot muun muassa sopimus työsuhteen päättymisestä, työtodistus ja eläkkeelle jäämiseen liittyvät tiedot.

– Edellä mainittujen tietojen lisäksi kerätään ja käsitellään näiden edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot kerätään ja päivitetään työntekijältä itseltään. Henkilötietoja voidaan tarvittaessa kerätä myös työntekijän työsuhteen ja työnantajan velvoitteiden hoitamiseksi käytetyistä tietojärjestelmistä.

Rekisteröidyn antaessa suostumuksensa häntä koskevia tietoja voidaan kerätä myös muista tietolähteistä. Työntekijän antamaa suostumusta ei kuitenkaan tarvita, jos rekisterinpitäjä työntekijän luotettavuuden selvittämiseksi hankkii henkilöluottotietoja tai rikosrekisteritietoja. Ennen tällaisten tietojen hankkimista Valpas henkilöstöpalvelut Oy ilmoittaa työntekijälleen tällaisten häntä koskevien tietojen hankkimisesta luotettavuuden selvitystä varten.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää rekisteriin kerättyjä tietoja ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin rekisteröidyn henkilötiedot on kerätty.

Edellä mainitun lisäksi tiettyjä henkilötietoja säilytetään laissa määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti:

1. Valpas henkilöstöpalvelut Oy säilyttää rekisteröidyn työtodistuksen antamista varten tarvittavat henkilötiedot työsopimuslain (55/2001) 6 luvun 7 §:n 2 momentin perusteella 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisestä. Työsopimuslain 6 luvun 7 §:n 2 momentin mukaisesti rekisterinpitäjä säilyttää työntekijän työssä suoriutumisen arviointiin liittyviä tietoja viiden vuoden ajan työsuhteen päättymisestä. Näiden viiden vuoden ajan työnantajalla on lakiin perustuva velvollisuus antaa pyydettäessä arvio työntekijän työtaidoista ja käytöksestä.
2. Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 10 §:n 2 momentin mukaiset kirjanpitoaineiston tiedot sekä työntekijän palkanmaksuun liittyvät tositteet säilytetään kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaisesti vähintään kuuden vuoden ajan mutta enintään 10 vuoden ajan sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt, jollei muualla laissa ole säädetty pidempää määräaikaa säilyttämiselle.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterinpitäjä luovuttaa rekisterissä olevia työntekijää koskevia tietoja kolmannelle osapuolelle vain, jos se on tarpeen rekisteröidyn työsuhteen toteuttamiseen liittyvistä syistä.

Henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille Valpas Henkilöstöpalvelut Oy:n yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja rekisterinpitäjän ohjeistamana. Yhteistyökumppanilla ei ole oikeutta käsitellä työntekijää koskevia henkilötietoja omaan lukuunsa.

Työntekijän (rekisteröidyn) henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjältä edellä mainituissa tarkoituksissa lakiperusteisesti seuraaville tahoille:

– Kansaneläkelaitokselle (Kela); – vakuutusyhtiöille;
– veroviranomaiselle;
– pankille;

– ulosottoviranomaiselle; – ammattiliitoille; ja
– työterveyshuollolle.

Tietojen luovutus EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Pääsääntöisesti rekisterinpitäjä ei siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja saatetaan kuitenkin siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, jos se on henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tietojen siirrossa noudatetaan vallitsevan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Valpas henkilöstöpalvelut Oy suojaa asianmukaisin teknisin ja hallinnollisin tietoturvatoimenpitein keräämänsä ja säilyttämänsä henkilötiedot.

A. Manuaalinen aineisto
Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi valtuutetuilla henkilöillä.

B. Sähköinen aineisto
Sähköisten tietokantojen osalta suojaus on toteutettu palomuurein, salasanoin sekä muilla tietoturvan toimialalla hyväksyttävin teknisin keinoin. Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot. Arkaluonteisia tietoja kuten työterveystietoja, sairauslomatodistuksia ja lääkärintodistuksia säilytetään lukituissa arkistokaapeissa, suojatulla levyasemalla tai suojatussa palvelussa. Tällaisten henkilötietojen käsittely on sallittua ja teknisesti mahdollistettua käyttäjähallinnan keinoin ainoastaan erityisesti valituille ja rajatuille henkilöille, joiden on työtehtäviensä vuoksi tarpeen käsitellä tällaisia tietoja rekisterinpitäjän nimissä.

Profilointi

Osana työnhakijarekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Valpas henkilöstöpalvelut Oy voi hyödyntää rekisterissä olevia tietoja myös profilointitarkoituksissa. Henkilötietoja voidaan käyttää profilointitarkoituksiin viestinnän kohdentamiseen henkilön mielenkiinnon kohteiden ja preferenssien mukaisesti.

Henkilötietoja käsitellään osittain automaattisesti, mutta yksinomaan automaattisen käsittelyn tai profiloinnin perusteella ei tehdä työntekijän oikeuksia tai velvoitteita koskevia päätöksiä.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojalainsäädäntö turvaa seuraavat oikeudet rekisteröidyille:

1. Pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto, käsitelläänkö hänen tietojaan. Jos rekisteröidyn tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa.
2. Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin kirjattujen häntä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista.
3. Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta.
4. Oikeus rajoittaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
5. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
6. Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus siirtää häntä koskevat henkilötiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröity saa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja saa siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
7. Oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn: Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa, jos rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja suostumuksesta riippumatta, jos tietojen käsittely perustuu lakiin.
8. Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojensa käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle. Valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle tulee osoittaa Suomessa tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröity voi tehdä valituksen myös muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.

Rekisteröity voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä rekisterinpitäjän tietosuojavastaavalle. Henkilötietojen korjauspyynnön osalta tulee pyyntö yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti rekisterinpitäjän toimesta.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Valpas henkilöstöpalvelut Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää tästä syystä oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan ja verkkosivuillaan osoitteessa www.valpas.eu. Edellä mainitun lisäksi muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Rekisterinpitäjä kehottaa työntekijä-asiakkaita tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.